Gefährdungsbeurteilung erstellen: Ablauf in 7 Schritten

Wer muss eine Gefährdungsbeurteilung erstellen?

Jeder Arbeitgeber. § 5 des Arbeitsschutzgesetzes verpflichtet dazu, die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen zu ermitteln und daraus Maßnahmen abzuleiten. § 6 verlangt, das Ergebnis zu dokumentieren – seit der Gesetzesänderung 2013 ohne Ausnahme für Kleinbetriebe. Verantwortlich bleibt die Unternehmensleitung, auch wenn Sifa, Betriebsarzt oder Führungskräfte die Arbeit übernehmen.

Die Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliges Dokument. Sie muss aktualisiert werden, wenn sich etwas ändert: neue Maschinen, neue Arbeitsstoffe, Umbauten, ein Unfall oder ein Beinaheunfall, neue Rechtsvorschriften oder veränderte Arbeitsorganisation wie Homeoffice und Schichtarbeit.

Schritt 1: Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen

Teilen Sie den Betrieb in überschaubare Einheiten: nach Bereichen (Lager, Werkstatt, Büro, Außendienst), nach Tätigkeiten (Kommissionieren, Schweißen, Bildschirmarbeit) oder nach Arbeitsplätzen. Bei gleichartigen Arbeitsplätzen genügt eine Beurteilung für alle. Je klarer die Einteilung, desto leichter fallen die folgenden Schritte.

Schritt 2: Gefährdungen ermitteln

Gehen Sie jeden Bereich systematisch durch. Die Gefährdungsfaktoren sind in der Praxis gut bekannt – die Berufsgenossenschaften stellen dafür branchenspezifische Checklisten und Handlungshilfen bereit. Typische Faktoren sind:

• Mechanische Gefährdungen: bewegte Maschinenteile, Stolperstellen, Absturz, Transport.
• Elektrische Gefährdungen und Gefährdungen durch Gefahrstoffe oder biologische Arbeitsstoffe.
• Brand und Explosion, Lärm, Vibrationen, Hitze, Kälte, Strahlung.
• Physische Belastung: schweres Heben, Zwangshaltungen, Bildschirmarbeit.
• Psychische Belastung: Arbeitsintensität, Arbeitszeit, soziale Beziehungen, Arbeitsorganisation.

Schritt 3: Gefährdungen beurteilen

Bewerten Sie für jede ermittelte Gefährdung, wie wahrscheinlich ein Schaden ist und wie schwer er wäre. In der Praxis genügt meist eine einfache Risikomatrix mit drei Stufen. Wo Grenzwerte existieren – etwa für Lärm, Gefahrstoffe oder Beleuchtung –, vergleichen Sie mit dem Grenzwert. Das Ergebnis entscheidet, ob Handlungsbedarf besteht und wie dringend.

Schritt 4: Maßnahmen festlegen – nach dem STOP-Prinzip

§ 4 ArbSchG gibt die Rangfolge vor: Gefahren an der Quelle bekämpfen, technische vor organisatorischen vor persönlichen Maßnahmen. In der Praxis hat sich das STOP-Prinzip bewährt:

• S – Substitution: Gefahr beseitigen oder durch etwas Ungefährlicheres ersetzen, etwa einen lösemittelfreien Reiniger.
• T – Technische Maßnahmen: Schutzeinrichtungen, Absaugung, Lärmkapselung, Absturzsicherung.
• O – Organisatorische Maßnahmen: Arbeitsabläufe, Zutrittsregeln, Pausen, Unterweisungen, Betriebsanweisungen.
• P – Persönliche Schutzausrüstung: Gehörschutz, Handschuhe, Sicherheitsschuhe – immer die letzte Stufe, nie die einzige.

Schritt 5 und 6: Umsetzen und Wirksamkeit prüfen

Legen Sie für jede Maßnahme fest, wer sie bis wann umsetzt – ein Maßnahmenplan mit Verantwortlichen und Terminen ist das Herzstück der Dokumentation. Nach der Umsetzung prüfen Sie, ob die Maßnahme wirkt: Ist die Gefährdung tatsächlich geringer? Wurden neue Gefährdungen geschaffen? Halten sich die Beschäftigten daran? Die Wirksamkeitskontrolle wird bei Prüfungen besonders oft bemängelt, weil sie schlicht vergessen wird.

Schritt 7: Dokumentieren und fortschreiben

§ 6 ArbSchG verlangt Unterlagen, aus denen das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen. Eine Form ist nicht vorgeschrieben – Tabellen, Software oder die Handlungshilfen der Berufsgenossenschaft sind alle zulässig. Wichtig ist, dass die Unterlagen aktuell, vollständig und für Behörden nachvollziehbar sind.

Legen Sie einen festen Rhythmus für die Überprüfung fest, etwa jährlich, und tragen Sie das Datum jeder Aktualisierung ein. Verknüpfen Sie die Gefährdungsbeurteilung mit den Unterweisungen: Jede festgelegte Maßnahme, die Verhalten betrifft, muss den Beschäftigten vermittelt werden.

Psychische Belastung nicht vergessen

Seit 2013 nennt § 5 ArbSchG psychische Belastungen ausdrücklich. Gemeint ist nicht die Psyche einzelner Beschäftigter, sondern die Arbeitsbedingungen: Zeitdruck, Unterbrechungen, unklare Zuständigkeiten, Schichtarbeit, Umgang mit schwierigen Kunden. Bewährt haben sich kurze Mitarbeiterbefragungen oder moderierte Workshops. Auch hier gilt: Maßnahmen festlegen, umsetzen, prüfen.

Selbst machen oder Fachleute beauftragen?

Für ein kleines Büro können Sie die Gefährdungsbeurteilung mit den Handlungshilfen Ihrer Berufsgenossenschaft selbst erstellen. Sobald Maschinen, Gefahrstoffe, Fahrzeuge oder körperlich belastende Tätigkeiten dazukommen, lohnt sich die Fachkraft für Arbeitssicherheit – sie kennt die Grenzwerte, die passenden Maßnahmen und die Dokumentation, die bei einer Besichtigung erwartet wird. Der Betriebsarzt gehört bei physischen und psychischen Belastungen mit an den Tisch.

Über Arbeitssicherheit Scout erhalten Sie Angebote von Fachkräften aus Ihrer Region, die Gefährdungsbeurteilungen für Ihre Branche erstellen und auf Wunsch jährlich fortschreiben.